슬랙 워크플로우를 통한 요청 통합 관리를 통한 요청 처리 프로세스 개선

# Situation 상황

타 팀으로부터 요청이 여러 슬랙 채널에서 "살펴봐주세요", "이것 좀 해결해주세요." 등 짧은 메시지와 함께 @ 멘션 기능을 통해서 들어왔다. 그러다보니 다음과 같은 문제가 발생했다.

- 공식 요청 채널이 없으니, 슬랙 DM을 통해서 요청이 오는 경우가 많았다.

- 한명한테 요청이 몰리는 경우가 많았다.

- 누가 어떤 요청을 받아서, 얼마나 처리하고 있는지 팀원 전체가 파악할 수 없었다.

- 요청 내용을 파악하기 어려웠다. 요청을 파악하려면 슬랙 스레드 메시지 전체를 읽어야지만 알 수 있었다.

- 요청에 중요도 긴급도 등 정보가 없었다. 따라서 모든 문제를 요청 받은 즉시 해결하게 되어 업무 흐름이 끊겼다.

 

# Task 과제

- 요청을 한 곳에 모은다.

- 요청자는 요청 내용, 중요도, 긴급도, 참고 문서나 이미지 등을 첨부해서 같은 양식으로 작성한다.

- 요청을 누가 처리하고 있는지, 완료 중인지 진행 중인지 쉽게 파악할 수 있게 한다.

 

# Action 행동

지라를 사용 중이라 지라도 생각해봤지만 주요 논의와 소통이 슬랙으로 이루어져 접근성이 떨어졌다. 요청이 업무량이 많은 요청도 있었지만 그것보다는 짧은 시간 안에 해결될 수 있는 간단한 요청이 더 많았다. 그래서 슬랙을 활용하는 것이 더 나을 것이라고 판단했다. 슬랙 워크플로우로 구글 설문지처럼 양식대로 작성 가능한 것과 지정한 채널에 자동으로 메시지가 전송되는 것을 확인했다.

 

팀에 플랫폼 요청 채널 추가 및 슬랙 워크플로우를 통한 요청 통합 관리를 제안했고 반영되었다. 요청 업무량이 큰 경우에는 지라 티켓을 활용하기로 했다.

 

- 요청을 한 곳에 모은다 -> 플랫폼 요청 채널 추가

- 요청자는 요청 내용, 중요도, 긴급도, 참고 문서나 이미지 등을 첨부해서 같은 양식으로 작성한다. -> 슬랙 워크플로우 활용

- 요청이 몰린다 -> PO가 요청을 먼저 살펴보고 관련 개발자의 업무량을 보고 업무를 배정한다.

- 요청을 누가 처리하고 있는지, 완료 중인지 진행 중인지 쉽게 파악할 수 있게 한다. -> 작업자 이름으로 이모티콘을 추가해서 활용, 작업중, 완료 등 진행과정 이모티콘을 추가해서 활용

 

 

# Result 결과

- 요청을 한 곳에 모아서 볼 수 있게 되었다.

- 누가 어떤 요청을 처리하고 있는지 진행 중인지 완료되었는지 쉽게 파악할 수 있게 되었다.

- 요청이 특정 개발자에게 덜 몰리게 되었다.

 

 

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